Projektplanung und Realität

Webmaster Friday schau ich mir schon eine ganze Weile an und freue mich immer über die Themen, die dort aufgegriffen werden. Nun mache ich auch mit. Heute ist das Thema:

Projektplanung – was plant ihr im kommenden Jahr?

Ralf Bohnert stellte die Frage und schreibt, dass es ohne Planung nicht geht. Da gebe ich ihm zunächst recht, muss aber sagen, dass sich die Projektplanung gerade bei Webprojekten oft schwierig gestaltet, zumindest wenn es ein Auftrag ist und einem der Kunde nicht alle Freiheiten lässt.

Wie mache ich Projektplanung?

1. Geschäftliche Planung
   Zunächst mal muss ich erklären, was ich eigentlich mache. Mein Basisgeschäft besteht aus 2 Standbeinen. Das eine ist die Wartung und Reparatur von Software auf PCs für private wie gewerbliche Kunden. Das zweite Bein ist die Erstellung, Einrichtung und Pflege von Websites und Onlineshops, mit den Schwerpunkten: Interaktion durch Scripting, Validität und SEO.
2. Privat und Haushalt
   Da ich die meisten Arbeiten im Home-Office erledige und meine Frau in ihrem Beruf wechselnde Einsatzzeiten hat, bin ich natürlich auch mit der Betreuung der Kinder und Arbeiten im Haushalt beschäftigt.
3. Planung für Hobby-Projekte
   Als Nerd kann ich es auch nicht lassen, mich an Opensource-Projekten zu beteiligen, Plugins zu schreiben und kleine Scriptkorrekturen für Webleute in Nöten zu machen. Seit 2 Jahren blogge ich nun auch noch.

Punkt 1 hat oberste Priorität. Diese Projekte versuche ich mittel- bis langfristig zu planen. Dennoch wissen alle, die Projektplanung für Kleinunternehmer, Mittelständler, Freiberufler, Behörden, Schulen, Vereine u. ä. machen, dass sie zwar planen können, die Realität in der Abwicklung aber meist nicht im Planungsrahmen bleibt. Für die Kunden dieses Bereichs gilt immer: “Das Tagesgeschäft geht vor”. Das bedeutet, dass ich oft nicht weiterkomme, wenn ich die Mitarbeit der Kunden brauche.

Die Hauptproblematik ist aber das Betreuungsgeschäft, da sich die zu leistenden Arbeiten weitgehend aus den auftretenden PC-, Software, Hardware- oder auch Netzverbindungsproblemen ergeben und die lassen sich nicht planen. Hier muss ich improvisieren und mir tägliche Zeitfenster dafür einräumen.

Punkt 2 gehört natürlich auch teilweise in die oberste Priorität und auch hier bin ich von kurzfristigen Änderungen betroffen, die sich durch äußere Umstände ergeben. Auch in diesem Bereich müssen freie Zeitfenster geplant werden.

Punkt 3 ist nun mal Hobby und darf die geschäftliche Projektplanung weitgehend nicht beeinflussen. Natürlich habe ich auch schon Aufträge erhalten, die aus den Scripten oder Plugins geboren wurden.

Wie behalte ich den Überblick bei der Projektplanung?

Die Pflege meines elektronischen Kalenders, insbesondere die Termin- und Aufgabenplanung, und die Abstimmung des PC-Kalenders mit dem Handy sind die Grundlage einer möglichst exakten Planung. Auch die eigenen, persönlichen Bedürfnisse müssen hier mit einfließen. Abgeschafft habe ich in diesem Zusammenhang die Zettelwirtschaft.

Wöchentlich prüfe ich den Stand und räume den Kalender auf. Manchmal fliegt auch ein Projekt aus der Planung. Zum Jahreswechsel schau ich, ob noch ein (nicht so wichtiges) Projekt liegen geblieben ist, und versuche das dann in kurzer Zeit noch nachzuholen. Bei Zeitplanänderungen an Projekten der obersten Priorität versuche ich schon einen Plan B zu haben.

Zum Jahreswechsel versuche ich schon mal, planbare Einkünfte für das nächste Halbjahr zu sehen und hochzurechnen. Außerdem lege ich schon tägliche “Freiräume” für evtl. Extras fest.

Fazit zur Projektplanung

Ohne eine recht genaue Projektplanung mache ich mir selbst das Leben schwer. Für die eigene Zufriedenheit und die meiner Familie ist es sehr wichtig, den privaten Bereich mit in die Planung einzubeziehen. Die Hobbys werden ganz hinten angehängt.

Text: ( Projektplanung und Realität –  ) von Manni

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